Rimandare la lettura di una mail

La fine arte della procrastinazione può affinarsi anche grazie ai Google Apps Script.
Io adoro essere sempre raggiungibile ma essere in controllo su chi mi possa raggiungere e quando e i  questo trovo un valido aiuto in una versione leggermente modificata di uno script rilasciato da Google diverso tempo fa.

Facciamo un esempio concreto della problematica che andremo a affrontare in questo articolo della serie #GAS.

Poniamo che siamo iscritti ad alcune newsletter commerciali (non tutto il commerciale è spam) o riceviamo notifiche di forum. Si tratta di informazioni che noi vogliamo ricevere ma magari non vogliamo che ci disturbino durante il lavoro o lo studio.

In linea di massima la priority Inbox fa un ottimo lavoro consentendoci di ricevere notifiche solo le le mail che riteniamo importanti ma tutte le altre rimarranno, archiviate o nella posta in arrivo, non lette, in attesa di ricevere le nostre attenzioni. Questo però rischia di diventare uno stimolo a interrompere la nostra attività per andare a leggere quelle mail che distolgono la nostra attenzione. Con questo metodo invece le mail verranno archiviate e segnate come lette. In questo modo non ci sarà nulla a distrarci. 

Successivamente, all'orario che avremo stabilito (una volta usciti dall'ufficio, dopo cena o rientrando a casa da scuola) le mail verranno riesumate raggiungendoci con tanto di eventuale notifica.

In questo modo non dovremo rinunciare alle informazioni che ci interessano e non correremo il rischio di venir distratti.

Vediamo subito come implementare questa utilissima funzionalità in pochi semplici passi.
Andiamo al solito indirizzo script.google.com e creiamo uno script vuoto in cui incolleremo questo codice

I commenti nel codice sono abbastanza chiari. La funzione setup è quasi superflua visto che si farebbe prima a creare l'etichetta direttamente in Gmail ma in questo modo vediamo una funzione che verrà chiamata solo una volta per preparare l'ambiente e vediamo correttamente tutto il flusso delle autorizzazioni. Adesso però diamo il via alle danze.

Lanciamo la funzione setup

alla prima richiesta di autorizzazione continuiamo

e CONTROLLIAMO SEMPRE quali autorizzazioni ci vengono richieste prima di accettare

In questo caso lo script noi vogliamo che lo script possa accedere alle nostre email e gestirle modificando etichette e stato quindi l'autorizzazione richiesta coincide con quanto vogliamo.
A questo punto andiamo a configurarlo affinché venga eseguito ogni giorno quando torniamo ad essere meno impegnati

Io ho impostato l'esecuzione tra le 21 e le 22 ma ovviamente voi ovviamente potete impostare l'esecuzione quando più vi aggrada.

Adesso lo script è pronto e autorizzato e ha impostato quanto gli serviva.

Ricordiamoci sempre che in qualsiasi momento possiamo revocare qualsiasi autorizzazione a siti/applicazioni da qui.

A questo punto tutto è pronto per recuperare le mail e non rimane altro da fare che creare un filtro per posticiparla. I criteri ovviamente li scegliete voi, l'importante è che le azioni da eseguire siano:

• saltare la posta in arrivo (archiviare)
• applicare l'etichetta "Snooze"
• segnare come letta

Fatto!

Adesso potete godervi i frutti del vostro lavoro.

Da notare che tutte le mail che verranno filtrate dopo l'esecuzione giornaliera dello script finiranno posticipate al giorno dopo (ho in programma una versione più evoluta che tratterò in seguito).

Se vi interessa l'articolo di google con lo script originale è qui

Come sempre resto in attesa dei vostri feedback ;)

Google Apps Script

Con questo post voglio inaugurare una nuova serie di post un po' più tecnici del solito su un argomento che mi sta decisamente a cuore. Non preoccupatevi però, la mia intenzione non è solo di fornire sterile nozionismo ma voglio guidare per mano coloro che sono interessati a conoscere l'argomento e fornire comunque un prodotto finito per l'utente finale che potrà saltare le spiegazioni e godersi il risultato finale.

Una serie di post per tutti per poter ottenere il meglio dai prodotti Google.

Iniziamo un attimo a capire cosa di cosa sto parlando: Google Apps Script è un sistema cloud per l'esecuzione di codice JavaScript per estendere le funzionalità delle Google Apps. Detto così sembra Arabo ma un mio collega egiziano mi conferma che non lo è. In pratica Google fornisce la possibilità di scrivere di semplici programmi che vengono eseguiti direttamente sui suoi server collegati ai suoi prodotti. Si può creare uno script che salva gli allegati di mail con una certa etichetta in una cartella su Drive. Si può controllare il calendario e mandare delle mail in base a determinati eventi. Si può creare un template per delle mail in Drive e automatizzare la personalizzazione e l'invio a un gruppo di contatti. Si può fare anche molto di più andando a creare interfacce web per l'interazione umana e elaborare i dati fornendo un feed rss o un json per renderli accessibili a terze parti (o ad applicazioni Android). Si può fare ancora molto di più e sempre in maniera molto semplice e veloce.

Ovviamente ci sono anche delle restrizioni. I nostri script avranno a disposizione delle risorse limitate: una singola esecuzione non può protrarsi oltre i 6 minuti (che è già un bel tempo) quindi dovremo elaborare grosse quantità di dati in più scaglioni. Ci sono anche limitazioni sulle 24 ore, sul traffico generato e su altre cose ma in linea di massima impareremo a convivere con questi limiti creando comunque delle piccole meraviglie (lo stato di funzionamento dei vari servizi e il riepilogo delle quote è consultabile qui).

Ovviamente per raggiungere i massimi livelli di competenza i requisiti sono la conoscenza della lingua Inglese, una mentalità da programmatore e la conoscenza di JavaScript. Il mio obiettivo però è ampliare il più possibile il bacino d'utenza includendo anche chi non abbia alcuno di questi requisiti.

Il modo migliore per iniziare è puntare direttamente su script.google.com

Come si può vedere di default abbiamo una schermata con 3 sezioni:

•  a sinistra abbiamo la possibilità di sfruttare dei semplici template per utilizzare, velocemente ed in modo guidato, i vari servizi
• a destra nella metà superiore abbiamo link ad alcuni tutorial
• a destra in basso abbiamo gli script più recenti che abbiamo aperto

Una volta divenuti degli esperti non avremo più bisogno di questa schermata e potremo evitare di farla comparire ogni volta.

Vi consiglio di provare a selezionare Gmail dalla colonna di sinistra, di dare un'occhiata al codice che viene mostrato e all'ambiente con cui cercherò di farvi familiarizzare nell'arco dei prossimi post.

Questo esempio non vi darà problemi se avete la inbox quasi vuota altrimenti girerà molto a lungo ...
Il mio consiglio è di modificare la riga numero 9 da

for (var i = 0; i < threads.length; i++) {

in

for (var i = 0; i < threads.length && i < 3; i++) {

in questo modo (oltre ad aver fatto la vostra prima modifica a uno script) vi assicurerete che lo script sia eseguito al massimo sulle prime 3 discussioni della vostra inbox.
Il passo successivo è salvare questo nuovo semplice progetto in modo da poterlo testare. Una volta datogli un nome (io l'ho chiamato "test gmail") possiamo aprire il menù "Esegui", cliccare su "processInbox" e ammirare la prima finestra di sicurezza "Autorizzazione richiesta". Uno script per accedere ai dati richiede delle autorizzazioni da parte dell'utente, approfondiremo in seguito. Per ora iniziamo a cliccare su "Continua" e controlliamo nella nuova finestra il dettaglio delle autorizzazioni richieste che in questo caso si limitano a "Visualizza e gestisci la tua posta" (considerando che la funzione in questione andrà a scorrere i messaggi nella inbox e loggare gli oggetti direi che è sensato). Una volta terminata l'esecuzione dal menù "Visualizza" si può accedere al "Log" e troveremo una lista degli oggetti dei messaggi delle discussioni presenti nella nostra inbox (al massimo delle prime 3).

Una volta finiti i vostri test potete rimuovere l'autorizzazione concessa andando qui e cercando il nome del progetto (nel mio caso "test gmail") e cliccando sul pulsante a fianco.

Il prossimo articolo sarà su un mio piccolo adattamento di uno script pubblicato da Google diverso tempo fa incentrato sull'ottimizzazione delle mail ricevute per non essere distratti durante il lavoro ma essere sicuri di non perdere nemmeno una delle mail che vogliamo ricevere.

Spero con questo di aver iniziato a incuriosirvi e di invogliarvi a seguire questa serie di articoli taggati #GAS.
Nel frattempo potete iniziare a dare un'occhiata alla sezione ufficiale sul portale per gli sviluppatori di Google https://developers.google.com/apps-script (in Inglese)

P.S. si, so che alcuni di voi se ne saranno accorti: sto cercando di guadagnarmi il titolo di GDE per Apps Script quindi il vostro apprezzamento, i vostri consigli e le vostre critiche sono ben più che graditi. SONO RICHIESTI !!!

Google Plus e i post embedded

Basta una semplice infarinatura di html (ma penso che il più delle volte se ne possa anche fare a meno) per includere un post (pubblico) di G+ in una qualsiasi pagina esattamente come questo ...

La potenza di questa funzionalità è incredibile. Da G+ basta selezionare la voce dal menù a discesa

In italiano la voce da selezionare è "Incorpora post" e poi incollare il codice ottenuto nel sorgente della pagina ed ecco che il gioco è fatto.

Il requisito fondamentale è che il post in questione sia pubblico, bisogna poi notare che non tutti i tipi di post sono ancora supportati.

I seguenti tipi di post, infatti, non possono essere incorporati:

• post di una community
• post di Eventi
• post di Hangout on Air 

Mi raccomando di inserire la mia pagina G+ in una cerchia con notifiche per non rischiare di perdervi i futuri aggiornamenti.

Il modo sbagliato di usare le cerchie di G+

Mi è capitato spesso di leggere post del tipo:

Ehi, volevo sapere chi di voi è interessato all'argomento XYZ così lo inserisco nella mia cerchia su XYZ ed evito di annoiare gli altri

Forse non ci avete mai fatto caso ma questo modo di usare le cerchie è sbagliato e vi danneggia.
Chiariamo subito che usare le cerchie per mantenere privati dei contenuti può essere la scelta giusta. Di sicuro è la scelta sbagliata usarle semplicemente per incanalare dei post tematici, soprattutto se vogliamo condividerli con altri appassionati.

Perchè dico che è sbagliato ?
Semplice: i post condivisi con una cerchia sono visibili solo ai membri di quella cerchia.

Facciamo un semplice esempio per valutare l'impatto concreto che avrebbe l'uso "tematico" delle cerchie.

Io mi vanto di essere competente a aggiornato su Android, Google e grigliate ma visto che non tutti i miei contatti sono interessati a questi argomenti decido di creare 3 cerchie (una per argomento) e mettermi a "etichettare" i miei contatti inserendoli nelle cerchie di loro interesse e da questo momento in avanti mi limito a condividere i post che scrivo su un argomento solo con la cerchia corrispondente.

• d'ora in avanti dovrei chiedere a chiunque aggiungo se è interessato a uno o più degli argomenti che condivido privatamente
• se qualcuno mi seguiva perchè interessato a quegli argomenti ma non era nelle mie cerchie non vedrà più nulla a meno che io lo aggiunga (ma non siamo su FB, perchè dovrei ricambiarlo solo per mostrargli post che non sarebbero riservati ???)
• se un nuovo utente cercasse qualcuno che parli di quegli argomenti e desse un'occhiata al mio profilo non vedrebbe post in merito (ma G+ è una città fantasma???)

Tutti questi svantaggi solo per evitare di infastidire i propri contatti con post che non trovano molto interessanti ? ASSURDO !!!

I post tematici che non hanno ragione di essere privati andrebbero condivisi pubblicamente per permettere la crescita della rete sociale e la scoperta di nuove persone interessanti. In ogni caso di default Google+ non visualizza nello stream tutti i post delle persone che seguiamo ma fa una selezione.

Personalmente consiglio caldamente l'uso delle community. I post nelle community (anche in quelle pubbliche) non vengono mostrate nello stream di chi non è un membro della community, nemmeno se ci segue. Questo eviterebbe ai nostri contatti di essere annoiati dai nostri post tematici. I post sarebbero comunque visibili nel nostro profilo dando la possibilità di essere scoperti da persone interessate.

L'ideale sarebbe cercare community tematiche che combacino con i nostri interessi (evitando accuratamente di entrare in più community simili solo per condividere lo stesso contenuto ovunque ... è spam è non piace ne a google ne agli utenti) o, nella peggiore delle ipotesi, crearsi la propria community.

Avete dei motivi che ritenete validi per continuare a fare l'uso sbagliato delle cerchie o sono riuscito a convincervi ?

Come gestire le notifiche di G+ da Gmail

In molti troppi si lamentano di ricevere notifiche via mail di Google Plus e cercano istruzioni su come eliminarle.

Personalmente trovo che sia una delle più comode funzionalità offerte dall'integrazione tra G+ e Gmail infatti ho abilitato tutte le notifiche via mail dalle impostazioni di G+

e questa è la parte più semplice ...

... scherzo, anche il resto è semplice.

Non serve fare altro che creare un filtro in gmail che prenda tutte le mail in arrivo da G+ e archiviarle sotto un'etichetta specifica.

Di fatto il filtro non è altro che un semplice file XML

La via più veloce è scaricare il filtro già pronto da qui e importarlo in gmail ma potreste voler variare l'etichetta sotto cui vengono archiviate le notifiche (dovreste modificare la riga 16 sostituendo "Notifiche/Google+" con l'etichetta che preferite).

Riepilogando:

1. abilitate tutte le notifiche
2. scaricate il filtro
3. importate il filtro

Semplice e veloce.

La domanda che potrebbe sorgere è: perché farlo ?

La risposta è che ci sono diversi vantaggi:

• la posta in arrivo non è affollata di mail
• non perderemo traccia delle varie discussioni
• leggendo da gmail una notifica questa viene segnala come letta anche da Mr. Jingles
• da Gmail vedremo le notifiche come post di G+ con la possibilità di commentare, dare +1 e condividere
• in Gmail le varie funzionalità rimangono invariate e potremmo segnare una discussione come speciale e applicare altre etichette (manualmente o tramite filtri) in modo da poter ritrovare molto più agevolmente i post interessanti

Voi cosa ne pensate ?

Di fronte a questi vantaggi e alla semplicità della procedura avete dei validi motivi per evitare le notifiche via mail ?

Google Plus e i post che non si vogliono vedere.

Mi sono già pronunciato in merito alla nuova funzionalità di Google Plus di mostrare post su cui i nostri contatti hanno dato +1 (Google Plus vuole riempirmi di spam?) ma devo correggere il tiro visto che la traduzione in italiano della guida era completamente fuorviante.

Riferiamoci quindi sempre alla guida https://support.google.com/plus/answer/3113301 ma questo volta prendiamo direttamente la versione originale.

La mia opinione in linea di massima è sempre positiva anche se un po' meno.

Cerchiamo di analizzare meglio il tutto partendo dalle impostazioni di default.

In base al verificarsi di 3 condizioni fondamentali:
1) l'utente A è nelle cerchie dell'utente B
2) l'utente B è nelle cerchie estese dell'utente A
3) il post su cui l'utente A fa +1 è originariamente visibile all'utente B
Google decide di valutare se sia il caso di mostrare all'utente B il post in questione.

Stando così le cose solo alcuni dei post che noi troviamo interessanti e a cui diamo +1 vengono segnalati ad altri.

La quantità di controllo lasciata all'utente è inadeguata visto che l'utente A può decidere verso quali cerchie far segnalare i post che ha apprezzato mentre l'utente B non può discriminare questi post da quelli scritti effettivamente dall'utente A.

Questo comporta che se B segue A per dei suoi post tematici (e sono verificate le 3 condizioni) allora B non ha modo di scartare tutti i post di altri autori su cui A fa +1 ma dovrebbe sperare che Google sia abbastanza onniveggente da sapere quali di questi post possano risultare interessanti.

Personalmente ritengo importante valorizzare maggiormente i post a cui viene dato +1 dalle persone che seguo ma secondo me avrebbe avuto più senso che queste informazioni fossero confluite in una sezione "Temi Caldi" più personalizzata invece che in un simile calderone.

Visto che di default G+ filtra i post dei nostri contatti visualizzando solo una parte e visto che gli utenti inneggiano la qualità dei post che leggono direi che Google potrebbe anche farcela (dopo un periodo di training)...

Voi avete già avuto modo di vedere se Google vi conosce abbastanza bene da proporvi post interessanti?

Aumentare i lettori su Blogger

Giusto per fare un po' di chiarezza su quali siano le intenzioni di Google dopo il pensionamento di Reader i blogger che ancora si ostinavano a tenere Google Friend Connect sul proprio blog hanno ricevuto una mail da Google...

Hello!
We noticed that you're using the Google Friend Connect gadget on your blog. To grow and showcase your followers more effectively, we recommend replacing it with the new Google+ followers gadget.
The Google+ followers gadget gives you all your favorite Google Friend Connect features, and more:
Allow visitors to become followers with a single click
Notify your followers whenever you share to Google+
Showcase your following on both your blog and Google+

You can add the gadget in four easy steps:
1. Select the 'Google+' tab and connect your blog(s) to Google+ if you haven't already
2. Select the ‘Layout’ tab
3. Click ‘Add a Gadget’
4. Select the Google+ followers gadget
Get Started Now
Happy Blogging, The Blogger Team

Google Friend Connect era pesantemente collegato a Reader e adesso chi si ostinava a usarlo si trova orfano di uno strumento per incrementare i propri lettori.

La mail spiega come usare il gadget che sostituisce nelle funzioni il compianto GFC. Di fatto se uno non ha ancora creato una pagina g+ per il suo blog bisogna fare qualche passo in più ma non risulta certo una procedura così complessa, anzi...

Se tutti i blog che seguo usassero questo gadget potrei anche fare a meno di Feedly e compagnia bella.

Nel vostro uso di tutti i giorni una simile soluzione potrebbe essere una valida alternativa o le ovvie funzionalità mancanti che aveva Reader vi erano indispensabili?